الشعبة الادارية

ثانياً: الشعبة الإدارية: تتألف من الوحدات الآتية: 

1-وحدة المخاطبات الداخلية وشؤون المنتسبين والحفظ: ومن مهامها:

أ-عمل مسودات المذكرات الداخلية والاعمامات ومتابعتها.

ب- تنظيم متعلقات شؤون المنتسبين كافة من طلبات ومذكرات داخلية وإجازات واستراحات وغيرها مع الحفظ.

ت- تفريق القرارات وكتب الشكر والكتب الخارجية وحفظ أولياتها.

2-وحدة الحكومة الإلكترونية: ومن مهامها:

أ- متابعة المذكرات الواردة عبر برنامج الحكومة الإلكترونية ومتابعة الهوامش التي تجري عليها.

ب- طباعة المذكرات الداخلية التي تحتاج الى إجراء من المكتب والمتمثلة بـ (تنظيم أمر إداري أو تنظيم كتاب خارجي أو تنظيم كتب الشكر).

ت- متابعة طلبات الإيفاد الواردة من الأقسام والموافقات الحاصلة عليها وتنظيم الأوامر الإدارية الخاصة بها.

3-وحدة الأرشفة الإلكترونية: ومن مهامها:

أ- أرشفة وحفظ القرارات والكتب الخارجية كافة الخاصة بالعتبة العلوية المقدسة.

ب- أرشفة وحفظ جميع الطلبات والكتب الواردة إلى العتبة العلوية المقدسة (الوارد الخارجي) بعد هامش السيد الأمين العام المحترم.

4-وحدة التدقيق الإداري واللغوي: ومن مهامها التدقيق الإداري واللغوي للأوامر الإدارية وكتب الشكر والكتب الخارجية الصادرة من العتبة المقدسة بعد الاطلاع على الأوليات كافة.

5-وحدة طباعة الكتب الخارجية والأوامر الإدارية وكتب الشكر والتقدير: ومن مهامها:

أ- تنظيم مسودات الأوامر الإدارية في برنامج الحكومة الإلكترونية.

ب- تنضيد وطباعة الكتب الخارجية وكتب الشكر.

6-وحدة متابعة ذاتيات الأقسام والشعب والوحدات المستقلة: ومن مهامها:

أ-  الزيارات الميدانية لذاتيات الأقسام.

 ب- إقامة ورشة عمل شهرياً لتوضيح الأمور المستجدة والقرارات والأوامر الإدارية والاعمامات كافة.

ت- إقامة دورات المخاطبات الإدارية لذاتيات الأقسام.

7- وحدة البريد: ومن مهامها توزيع القرارات والكتب الخارجية والمذكرات الصادرة من مقرر اجتماع مجلس الإدارة فضلاً عن بريد شعب المكتب.

 8- وحدة الصادر والوارد: ومن مهامها استلام وتوريد وتصدير وأرشفة البريد الخارجي.