شعبة الذاتية الادارة

شعبة الذاتية/عدد منتسبيها(20) منتسب:

يدير هذه الشعبة منتسب له خبره وخدمة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال عمله هذا وبعد حصوله على شهادة البكالوريوس وان من المهام التي تتولاها ادارة شعبة الذاتية –مضافاً الى الاعمال التي سوف نذكرها ضمن بيان الوحدات التابعة لهذه الشعبة– : عملية تحرير كتب المخاطبات الرسمية بصيغها المتعددة والمناسبة للجهات المخاطبة بها, واصدار الاوامر الادارية الخاصة بايفادات المنتسبين الى الجهات الرسمية المختلفة، كما تقوم بالإشراف على العقود الخاصة بالمتعاقدين للعمل في العتبة المقدسة وتحديد مواعيد انتهائها وتجديدها في حالة الحاجة اليها لذلك تعتبر هذه الشعبة الركن الاساسي الذي يقوم عليه القسم بشكل عام.

ومن مهام هذه الشعبة القيام بإعداد الملاكات والدرجات الوظيفية الخاصة بالمنتسبين والعلاوات والقِدم واحتساب الخدمة الوظيفية وتعديل الراتب واعادة احتسابه, وكذلك منح الاجازات الدراسية واجازات الامومة للمنتسبات في القسم النسوي والمخصصات الإضافية وكتب الشكر والعقوبات الانضباطية، وتقوم شعبة الأفراد كذلك بإعداد سجلات الخدمة لكل موظف والتي تحتوي على ما يخص التاريخ الوظيفي للمنتسب ,وان لهذه الشعبة انجازات كثيرة عن طريق الوحدات التابعة لها انجزت هذه الشعبة حفظ وتحرير وارسال كافة المخاطبات الرسمية للعتبة كما وقامت بأرشفتها الكترونيا وانجزت هذه الشعبة ايضا طباعة الهويات الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية والاجراء اليوميين  بأوقات قياسية وتنظيم دقيق كما تولت الشعبة انجاز معاملات المنتسبين من اجازات او ارسالات طبية وغيرها وفيما يلي تعريف بالوحدات التابعة الى هذه الشعبة وبيان الانجازات      بالتفصيل لكل وحدة:-

1-وحدة الطباعة/ عدد منتسبيها (3) منتسبين :

تتولى هذه الوحدة طباعة وتصميم الكتب الرسمية الخارجية الصادرة بين العتبة وباقي المؤسسات الحكومية والدينية, بالإضافة الى ذلك تتولى طباعة الكتب والمخاطبات الداخلية الصادرة من الشعبة الى باقي اقسام العتبة, وتكون مسؤولة عن تدقيقها ومن المهام الوحدة الاخرى طبع الباجات الخاصة للمنتسبين وطباعة نماذج الاجازات .

 

2- وحدة الصادرة والواردة/عدد منتسبيها(2) منتسب:

تكون هذه الوحدة مسؤوله عن تنظيم الكتب الرسمية الصادرة عن العتبة المقدسة, والكتب الخارجية التي ترد الى العتبة, عن طريق برنامج الكتروني معد لذلك هذا بالإضافة الى برنامج– صادر ووارد داخلين–خاصة بالمخاطبات والمراسلات بين اقسام العتبة.

 

3-وحدة الإجازات/ عدد منتسبيها(2) منتسب:

لغرض وضع نظام إجازات يكون شاملاً لجميع المنتسبين دون استثناء، يحفظ حقوقهم وينسجم في نفس الوقت مع خصوصية العمل في العتبة العلوية المقدسة، قرر مجلس إدارة العتبة سن لائحة إجازات منتسبي العتبة العلوية المقدسة التي تتألف من ستة عشر مادة تم العمل وفق بنودها.

وعلى ضوء ذلك، تنظم هذه الوحدة برنامج خاص بكافة منتسبي العتبة المقدسة تؤشر فيها جميع الإجازات الممنوحة للمنتسبين، سواء كانت إجازات اعتيادية أم مرضية... وفق نظام الإرسال الطبي للمستشفيات الحكومية... أم إجازات سفر أو إجازات طارئة وما شابه.

 

4-وحدة البريد/عدد منتسبيها(4) منتسبين:

تعد هذه الوحدة من الوحدات المهمة في شعبة الذاتية حيث تقوم هذه الوحدة بنقل وتوزيع البريد الصادر من قبل العتبة الى خارجها إضافة الى نقل وتوزيع البريد الداخلي للعتبة حيث يوجد في هذه الوحدة معتمد أو مخول يتولى هذه المهمة في خارج العتبة وهناك معتمد آخر يتولى البريد الداخلي في العتبة ويكون بحوزة المعتمد أو المخول سجل خاص يسمى بـ(سجل الذمة) توثق فيه عملية الاستلام.

5-وحدة الحفظ/عدد منتسبيها (2) منتسب:

1- تتولى هذه الوحدة مهمة حفظ جميع الكتب والمراسلات الداخليةوالخارجية وارشفتها وفق نظام فهرسة خاصة يسهّل عملية الرجوع اليها عند الحاجة وان بعد تاريخ صدورها.

حيث يتم حفظ الكتب الخارجية الصادرة والواردة من خارج العتبة والكتب الصادرة والواردة في داخل العتبة من الامانة العامة وقسم الشؤون الادارية لباقي الاقسام الاخرى.

وعملية الحفظ تكون بطريقتين :

الاولى هي عن طريق الارشيف الاعتيادي, والثانية عن طريق الارشيف الالكتروني(الحاسوب), وفي جميع الاحوال تقوم الوحدة باستنساخ الكتاب المراد ارساله الى مجلس الادارة او رئاسة القسم او أي جهة اخرى, بحيث تمتلك صورة طبق الاصل من ذلك الكتاب, لان الكتب الاصلية من جميع الاقسام تبقى محفوظة في هذه الوحدة.

وقد قام قسم الشؤون الادارية بدورة تدريبية على معلومات الحاسوب يخص برنامج (ACCESS) لتطوير قابلية منتسبي الوحدة لإنجاز المهام بصورة سريعة ورفع الكفاءات في العمل.

وبعد هذا المرور السريع على جملة من الأعمال التي تؤديها شعبة الذاتية في قسم الشؤون الإدارية، لا يفوتنا أن نذكر أنها تتولى أيضاً عملية الإشراف المباشر على (لجنة المشتريات في العتبة العلوية) والتي تتكون من مجموعة من المنتسبين يرشحون من قبل مجلس الإدارة، ويتم ترشيح غيرهم كل ثلاثة أشهر، وتأخذ هذه اللجنة على عاتقها مسؤولية شراء كافة المواد التي تحتاجها الأقسام في اعمالها المختلفة كالأجهزة الكهربائية والمواد الاستهلاكية والأثاث وغير ذلك. كما تهتم شعبة الافراد بإعداد ملاك متكامل وتفصيلي لمنتسبي العتبة وحسب الدرجات والعناوين الوظيفية، وكذلك المشاركة بإعداد الميزانية التخطيطية لغرض تغطية متطلبات العمل في الأنشطة المختلفة للعتبة.

ومن المهام الأخرى للإدارة: متابعة الأعمال الخاصة بإنجاز معاملات الإخراج وإعفاء المواد المهداة الى العتبة التي ترد من كافة دول العالم، وتوريدها عبر المنافذ الحدودية بعد انجاز معاملاتها الأولية في المنافذ الحدودية، ومن خلال معتمديها تقوم الإدارة بإنجاز معاملات حصول إذن الدخول الى العراق للمتبرعين والضيوف وتسهيل دخولهم بعد إنجاز معاملاتهم الأصولية عبر الوزارات المختصة لغرض إنجاز الأعمال المرتبطة بإعمار العتبة لخدمة زائري الإمام علي (ع).