قسم التدقيق والرقابة الداخلية

حول القسم: قسم التدقيق من أهم اقسام العتبة العلوية المقدسة؛ ويقوم بتدقيق كافة التصرفات المالية الخاصة بها، من مستندات الصرف، والقيود، والسجلات المحاسبية، انتهاءً بموازين المراجعة، والحسابات الختامية، والموازنة السنوية.

رؤية القسم: السعي إلى إيجاد الحل للمشاكل والمعوقات في التصرفات المالية آنيا أو مرحلياً، والإجابة على الاستفسارات التي ترد من مختلف أقسام وتشكيلات العتبة المقدسة، سواء كانت تحريرية أم شفوية، والتي تقع ضمن اختصاص القسم، للنهوض بواقع العتبة العلوية المقدسة.

قيم القسم: يسعى القسم إلى مضاعفة -الجهود ولساعات إضافية خارج الدوام الرسمي- وتوخّي الدقّة في العمل التدقيقي والرقابي المكتبي والميداني ولكافة أعمال العتبة العلوية المقدسة؛ لكي يواكب التوسع والتطور الحاصل في هذا المكان المقدس.

 رسالة القسم: يعمل القسم على تطبيق القوانين والتعليمات في كافة التصرفات المالية والإدارية في العتبة العلوية المقدسة؛ من أجل إحكام السيطرة على الموارد المالية، والإيرادات المتحققة للوحدات الحسابية التابعة لها، وتطبيق هذه التشكيلات للتعليمات المالية والمحاسبية، ومدى التزامها بقرارات مجلس ادارتها المقدسة والقوانين النافذة، وبما يحقق هدف الرقابة والتدقيق في الحفاظ على المال العام.

مهام القسم: وتتلخص في النقاط الآتية:

  1. الاجابة على الاستفسارات التي ترد من مختلف أقسام العتبة المقدسة؛ وتشكيلاتها سواء كانت تحريرية أم شفوية، والتي تقع ضمن اختصاص القسم، ومفاتحة الجهات المعنية في حالة عدم توفر الإجابة المطلوبة.
  2. تدقيق كافة التصرفات المالية الخاصة بالأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة؛ من مستندات الصرف، والقيود، والسجلات المحاسبية، انتهاءً بموازين المراجعة، والحسابات الختامية، والموازنة السنوية.
  3. إجراء عمليات التدقيق الميدانية على حسابات التشكيلات والوحدات التابعة للعتبة العلوية المقدسة بوساطة جولات ميدانية من المدققين أنفسهم، أو بموجب أوامر إدارية عن طريق لجان متخصصة تشكل لهذا الغرض، ورفع تقاريرها إلى السيد الأمين العام لاتخاذ ما يلزم.
  4. تشكيل لجان تدقيق مفاجئ عند الحاجة لذلك؛ لاتخاذ ما يلزم، ورفع تقرير بهذه الزيارة إلى السيد الأمين العام.
  5. متابعة تصفية كافة الملاحظات سواء كانت على الحسابات المركزية للعتبة أم التشكيلات والوحدات التابعة، لها من خلال تدقيق هذه الملاحظات، وتدقيق تصفيتها، من الأقسام ذات العلاقة، وإصدار التعاميم والتوجيهات المالية والرقابية بهدف تجاوزها وتصفيتها وعدم تكرارها مستقبلاً، سواء كانت على حسابات الموازنة أم الحسابات الخاصة بالعتبة العلوية المقدسة (الشباك الشريف والهدايا والنذور).
  6. متابعة رئيس القسم للتقارير الشهرية التي تصدرها شعب التدقيق الداخلي في القسم والتي تتضمن مشاكل ومعوقات العمل المالي في هذه التشكيلات، ومتابعة حل مثل هذه المشاكل وتصفيتها قبل تفاقمها، وتشكيل لجان تدقيقية لو تطلب الأمر لذلك.
  7. متابعة لجنة الجرد، ولجنة المطابقة، ونتائج الجرد في العتبة المقدسة، عن طريق توجيهاتنا بترأس المدققين الكفوئين في القسم للجنة المطابقة.
  8.  الاشتراك بكافة اللجان الإدارية، من خلال عضوية المدققين في اللجان، مثل لجنة احتساب مفردات الراتب، وتسكين المنتسبين، والحذف والإضافة، وإضافة الخدمة، وغيرها من المتغيرات في رواتب المنتسبين.
  9. الاشتراك في اللجان المالية والهندسية؛ مثل لجان التضمين، ولجان فتح وتحليل العطاءات للمقاولات؛ سواء التي على حسابات الخطة الاستثمارية أم المقاولات الصغيرة والمناقصات الداخلية على حساب الموازنة التشغيلية.
  10. الاشتراك في اللجان التحقيقية المُشَكلّة في العتبة المقدسة بخصوص المخالفات المالية إن وجدت.
  11. متابعة أداء المدققين عن طريق متابعة مدى الالتزام بتنفيذ القرارات والتعليمات والقوانين النافذة وتطبيق برامج التدقيق والرقابة.
  12. تدقيق بودرات رواتب منتسبي العتبة المقدسة شهريا بعد إكمالها من قسم الشؤون المالية، ويتم إلغاء استراحات وإجازات منتسبي القسم لحين إكمال تدقيق هذه البودرات.

 

الهيكل التنظيمي للقسم

قسم التدقيق والرقابة الداخلية عمله الأساس هو تطبيق القوانين والتعليمات المالية في كافة التصرفات المالية والإدارية في العتبة العلوية المقدسة، من أجل إحكام السيطرة على الموارد المالية، والإيرادات المتحققة للوحدات الحسابية التابعة لها، وتطبيق هذه التشكيلات للتعليمات المالية والمحاسبية، ومدى التزامها بقرارات مجلس إدارتها والقوانين النافذة، وبما يحقق هدف الرقابة والتدقيق في الحفاظ على المال العام، ولقسم التدقيق هيكلية ترتبط بالاختصاصات والمهام الموكلة إليه، من حيث النواحي الإدارية، والمالية والألكترونية، إذ يتكون القسم من خمس شعب وهي كالآتي:

 

     1- شعبة تدقيق الموجودات والمخزونات والقيود المحاسبية:

وهي من الشعب المهمة في القسم؛ تقوم بمراقبة وتدقيق حركة المخزون في كل مفاصل العتبة المقدسة الداخل منها والخارج، وترصيدها، والسيطرة عليها، ورفع كشوفات دورية ومستمرة للقسم وللأمانة العامة، وهي الآن في طور إعداد سيطرة ألكترونية متكاملة لجميع المخزون والموجود في العتبة المقدسة، ويضاف على عاتقها ايضاً تدقيق القيود والكشوفات المالية.

 

  1. شعبة الإيرادات العامة: وهي من الشعب المهمة في قسم التدقيق؛ ولها الدور الريادي إذ تقوم بمتابعة كل مورد من موارد العتبة المالية؛ ومنها موارد الشباك المقدس، والهدايا، والنذور، والتبرعات، وترصيدها، ومتابعة أبواب صرفها، كذلك الإيرادات الأخرى للأقسام والشعب الإنتاجية، ووضع الآليات والبرامج الحديثة لتلك الأقسام لتذليل العقبات، وهي بصدد إعداد برنامج ألكتروني متكامل لجميع الإيرادات وجميع الأقسام التي يرد منها إيراد مالي. وعملها مكتبي وميداني.

 

  1. شعبة تدقيق المصاريف العامة: وهي الشعبة التي يقع على عاتقها كل مصاريف العتبة العلوية المقدسة، وهي من الشعب المهمة والمسؤولة عن صرف السلف والعقود، وجميع أنواع عمليات الشراء من السلع التي تحتاجها العتبة المقدسة، وتعمل على مدار الساعة دون توقف لكثافة العمل، ودعم لجان المشتريات، ورفدهم بآخر التعليمات المالية، ومتابعة عملهم، وتقييمهم مالياً وإدارياً، كما تعمل على إعداد برامج ألكترونية لتطوير العمل. وعملها مكتبي وميداني.

 

  1. شعبة تدقيق المصاريف الهندسية والفنية: وهي شعبة مختصة بتدقيق الأمور الهندسية والفنية والصيانات المستمرة للآليات والمعدات من جانب، وصيانات الإنشاءات من جانب آخر، التي ينفذها قسم الهندسية وهي مسؤولة عن متابعة الذرعات، والاستحقاقات، وترويج السلف، وتقييمها، ولديها برنامج متكامل يراقب جميع الصرف؛ للإقسام الهندسية، والفنية، والورش، وقسم المنقوشات، وقسم التشغيل، وقسم الآليات، وشعبة النجارة، وشعبة الكهرباء، وشعبة التبريد، وعملها. ميداني ومكتبي.

 

  1. شعبة الذاتية: وهي من الشعب التي يقع على عاتقها جميع الكتب الصادرة والواردة للشعب قبل عملية التدقيق وبعده، إذ تقوم بأرشفة كافة أعمال قسم التدقيق وتبويبها عن طريق برنامج أرشفة ألكترونية متكاملة لهذا الغرض، وعملها مستمر دائماً لأنَّ أي أمر إداري أو قرار أو صرف مالي يوثق لديهم.