قسم الشؤون المالية

حول القسم: قسم الشؤون المالية من الأقسام الحيوية في العتبة العلوية المقدسة، وهو القلب النابض الذي يهتم بإدارة النقود ووضع انسيابية منظمة باستلام وصرف الأموال العامة (المطلقة)، والشرعية (الموقوفات والنذور)، واستكمال معاملات الصرف بما يتلائم مع الشرع الحنيف، وضوابط الصرف المالية المستنفذة للتعليمات.

رؤية القسم: وتتمحور حول صناعة القرارات المالية؛ فبعضها يؤخذ بشكل جماعي عن طريق تشكيل هيئة استشارية من تخصصات محاسبية وتدقيقية، وأخرى مركزية حسب طبيعة القرار ورؤية الإدارة العليا وأهدافها.

  قيم القسم: هي التفوق والالتزام بمبادئ الإسلام الحنيف والعليّ بالأخلاق التي تليق بقدسية المكان بالإضافة إلى الكفاءة المهنية، والحيادية، والموضوعية، والاستقلالية، مع التدريب، والتطوير، والتعليم، المستمر، وتطبيق الحكمة الإدارية الشهيرة (من لا يتقدم يتقادم).

رسالة القسم: لا يخفى على أحد أن المحاسبة نشاط خدمي؛ تهدف إلى إنتاج معلومات ذات طابع مالي؛ تساعد في اتخاذ القرارات الاقتصادية المتعلقة بتخصيص واستعمال الموارد، كما أنها كنظام وصفي تحليلي يقوم بتحديد وتعيين الحجم الكبير من الأحداث والمعاملات التي تصف النشاط الاقتصادي؛ عن طريق القياس، والتبويب، والتلخيص، ويمكن للمحاسبة حصر هذه البيانات في عدد قليل من العناصر المترابطة التي يمكن تجميعها، والتقرير عنها بصورة صحيحة تصف المركز المالي ونتيجة النشاط والتدفقات النقدية، كما أن المحاسبة كنظام للمعلومات تقوم بتجميع وتوصيل المعلومات الاقتصادية إلى الإدارة العليا. وتعد القوائم المالية الوسائل الأساسية والإعلامية التي يمكن من خلالها توصيل المعلومات المالية للإطراف ذات العلاقة، وهذه القوائم تقدم تاريخاً مستمراً ومعبراً عنه بوحدات نقدية، كل هذا يتم وفق الفروض والمبادئ المحاسبية المقبولة قبولاً عاماً، بالاسترشاد والتوجيهات والتعليمات الواردة في القواعد المحاسبية العراقية والمعايير المحاسبية الدولية.

 لذا تعد المحاسبة أساساً في قرار الأعمال ومن هذا المفهوم فإن رسالة القسم تتمثل في:

  1. تطبيق نظرية القيد المزدوج في تسجيل المعاملات المالية.
  2. تسجيل الأحداث الاقتصادية في سجلات محاسبية خاصة؛ من خلال اعتماد تفرعات النظام المحاسبي الموحد الذي يستند على تبويبات الموجودات والمطلوبات والمصروفات والإيرادات.
  3. فن تبويب وتسجيل المعلومات المالية والأحداث الاقتصادية.
  4. إنتاج معلومات محاسبية تتصف بالخصائص النوعية (الملائمة والتمثيل الصادق) والخصائص التعزيزية (قابلية الفهم، قابلية المقارنة، قابلية التحقق، التوقيت المناسب).
  5. مسك السجلات المحاسبية والإحصائية لحماية الأصول المتداولة وغير المتداولة للعتبة العلوية المقدسة.
  6. إعداد الموازنات التخطيطية.
  7. إعداد الحسابات الختامية للعتبة العلوية المقدسة في نهاية كل سنة مالية.
  8. ترجمة أهداف الإدارة.
  9. تقييم أداء العاملين في القسم.
  10. السعي إلى تطوير وتكييف النظام المحاسبي الموحد بما يتلائم مع نشاط العتبة العلوية المقدسة.

 

الهيكل التنظيمي للقسم

يتكون القسم من ثماني شعب ولكل شعبة مهامها وواجباتها وتتمثل في:

1-شعبة حسابات الشباك المقدس: تعدّ من الشعب المهمة في قسم الشؤون المالية؛ إذ تتولى عملية تسجيل المبالغ الواردة عن طريق فتحات الشباك المقدس، والمبالغ الواردة عن طريق قسم الهدايا والنذور (الاموال الشرعية الموقوفة)، وتبويبها حسب النظم والقوانين المحاسبية المعمول بها دولياً، اضافة إلى صرف تلك الأموال وفق الاحتياجات المناسبة.

وتحتوي الشعبة على عدة وحدات منها (وحدة القيود، ووحدة السجلات، ووحدة الحاسبة الألكترونية، ووحدة الصرف، إضافة إلى وحدة سلف المنتسبين) وإن هذه الوحدات تعمل بشكل مترابط تكمل بعضها بعضاً لخدمة هذا المكان المبارك وهي:

  • وحدة السجلات: من مهامها تقييد الحسابات والمصاريف الخاصة بشعبة الشباك المقدس بشكل يومي.
  • وحدة القيود: بعد إنجاز معاملات الصرف يتم تقييدها في قيد اليومية الخاصة بشعبة حسابات الشباك المقدس.
  • وحدة السلف: ومن مهامها إنجاز معاملات وطلبات السلف الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية المقدسة وكل ما يتعلق بها.
  • وحدة القيد الألكتروني: بعد إنجاز معاملات الصرف يتم تقييدها في قيد اليومية الخاصة بشعبة الشباك المقدس.
  • وحدة الصرف: ومن مهامها إنجاز المعاملات الخاصة بالصرف وكل ما يتعلق بالهدايا والمنح والمكافات وإعانات المنتسبين وغيرها من الصرف الذي يرتئيه السيد الأمين العام.

2-شعبة حسابات المنحة: إحدى الشعب التابعة إلى قسم الشؤون المالية، وتتولى هذه الشعبة مهام إدارة الأموال التي ترد إلى العتبة العلوية المقدسة، وتبويب الصرف، والتي تخص منحة رواتب منتسبي العتبة العلوية المقدسة الشهرية، وكذلك منحة المصاريف التشغيلية وتكون مراقبة من دوائر الدولة المختصة؛ كديوان الرقابة المالية، وديوان الوقف الشيعي.

وتتكون الشعبة من ثلاث وحدات هي:

  • وحدة الحاسبة الألكترونية: تتولى هذه الوحدة العمل على إدخال البيانات بشكل يومي في برامج خاصة بالحسابات المالية.
  • وحدة السجلات المحاسبية: من مهامها تقييد الحسابات والمصاريف الخاصة بأقسام وشعب ولجان العتبة المقدسة بشكل يومي.
  • وحدة تسجيل القيد اليومية: بعد إنجاز معاملات الصرف يتم تقييدها في قيد اليومية الخاصة بشعبة حسابات المنحة.

 

3-شعبة الحسابات المخزنية: هي إحدى الشعب التابعة إلى قسم الشؤون المالية، يتمحور عملها حول مراقبة جميع المواد الواردة من قسم الهدايا والنذور ولجان المشتريات، ومراقبة مستندات الإدخال والإخراج المخزني للمواد التي ترد للعتبة العلوية المقدسة وبالتنسيق مع قسم المخازن، وترحيلها حسب الأبواب المحاسبية ضمن برنامج حاص بالموجودات الثابتة، وأيضاً مراقبة جميع المواد في مخازن العتبة العلوية المقدسة وحركتها داخل أقسامها.

وتتكون هذه الشعبة من وحدتين هما:

  • وحدة الموجودات الثابتة.
  • وحدة متابعة المخزون.

4-شعبة الرواتب: تقوم شعبة الرواتب بإعداد الكشوفات الخاصة برواتب المنتسبين العاملين في العتبة العلوية المقدسة؛ ويتضمن ذلك إعداد قوائم الوقوعات اليومية والشهرية التي تتضمن (الاجازات، والغيابات، والعقوبات، والتعيين، والاستقالة، وكذلك إنهاء الخدمات)، كما تعمل هذه الشعبة على متابعة التعيينات في أقسام العتبة كافة، ومتابعة الاستمارات الخاصة التي تحتوي على جميع الإضافات والاستقطاعات الخاصة بكل منتسب.

كما تعمل على إعداد قوائم الرواتب التي تتضمن معلومات كاملة حول الراتب الاسمي، والدرجة الوظيفية، والخطورة، ونوع الخدمة، والقدم، والعلاوات، والترفيعات، والزوجية، والأطفال، والعقوبات، والغيابات، والاجازات، وإجمالي الراتب، وبقية الملاحظات الأخرى، وإن لكل واحد من هذه الحقول معادلة خاصة، وذلك لاختلاف نوع الشهادة، والخدمة، والدرجة الوظيفية، وتقوم الشعبة أيضاً بمتابعة سلف المنتسبين واستقطاعاتها من الرواتب وإيداع مبالغها لدى المصرف شهرياً وبشكل دوري.

5-شعبة أمانة الصندوق: تقوم بصرف الهدايا الخاصة بالزواج، والمواليد، وكذلك صرف الإيفادات الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية المقدسة، والوصولات التابعة للأقسام، لشراء بعض الاحتياجات بصورة سريعة، وكذلك مصاريف الرسوم الكمركية لإدخال بعض المواد التابعة للعتبة عن طريق المنافذ الحدودية.

كما تقوم الشعبة بصرف الإعانات الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية المقدسة، والمكافآت الشخصية، والرواتب المعادة، وجميع ذلك يتم وفق موافقات أصولية ومذكرات رسمية، وكذلك يتم صرف المبالغ الخاصة من صندوق الفقراء؛ كأعانات شهرية أو سنوية، وتتولى الشعبة إطفاء جميع السلف الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية المقدسة، وسلف النشاط الممنوحة إلى اللجان والأقسام، وقبض المبالغ المتبقية منها، وإيداعها في حساب العتبة لدى المصرف، وكذلك إيداع أموال شباك الضريح المقدس لكل فتحة من كل شهر.

6-شعبة صندوق التقاعد: هي إحدى شعب قسم الشؤون المالية وتتولى مهام ترويج ومتابعة معاملات التقاعد الخاصة بمنتسبي العتبة العلوية المقدسة مع الدوائر ذات العلاقة، ومتابعة الأمور الخاصة بمستحقات عوائل المتوفين من المنتسبين من مستحقات وغيرها.

7-شعبة الذاتية: تتولى هذه الشعبة إدارة البريد الخاص بالقسم (الوارد والصادر)؛ من حيث استلام البريد، وأرشفته ألكترونياً، وتوزيعه على شعبة القسم بعد عرضه على السيد رئيس القسم أو أحد معاونيه، ومن ثم متابعة البريد الصادر والوارد من الشعبة والأقسام وتنظيم مذكرات بالمخاطبة بين الأقسام الأخرى.

بالإضافة إلى برنامج الوقوعات اليومية الخاص بمنتسبي القسم، من خلال إدخال البيانات كالإجازات والزمنيات والحضور والانصراف اليومي، وإدخال جميع البيانات الخاصة بالقسم على نظام الأرشفة الألكترونية ضمن نظام الحكومة الألكترونية المعمول بها في العتبة العلوية المقدسة.

8-شعبة حسابات الموازنة التخطيطية والخطة الاستثمارية: تتولى هذه الشعبة مهام إعداد الموازنات التخطيطية ( التشغيلية الرأسمالية) للعتبة العلوية المقدسة، ومناقشتها مع الجهات المعنية؛ المتمثلة بوزارة المالية، ووزارة التخطيط، والتنسيق بين الأقسام الفنية للعتبة العلوية المقدسة و ديوان الوقف الشيعي ووزارة التخطيط في إدراج المشاريع ضمن الخطة الاستثمارية، ومتابعة استحصال المبالغ الممنوحة للعتبة من تخصيصات الخطة الاستثمارية من وزارة المالية، وكذلك متابعة استلام وتصفية السلف المصروفة من ديوان الوقف الشيعي لمشاريع العتبة العلوية المقدسة، بالإضافة إلى ذلك التنسيق مع قسم الشؤون القانونية ولجان الجرد السنوي في إدراج العقارات المستملكة ضمن ممتلكات العتبة العلوية المقدسة.