قسم المبيعات

حول القسم: تعد إدارة المبيعات من أهم الإدارات داخل المؤسسات؛ وهو فن يتضمن عديد من المهارات منها مهارة الاتصال الفعال والمباشر، ومهارة الاستماع الجيد، ومهارة طرح الأسئلة، وغيرها من المهارات المرتبطة مع الجمهور.

ونظراً لخصوصية العتبة العلوية المقدسة، وسياستها العامة، وأهدافها لتوفير أفضل الخدمات للزائرين الكرام منها منتجات وسلع يطلبها الزائر محتاجاً إليها أو يقتنيها متبركاً بها لأنها من جوار مرقد سيد الوصيين أمير المؤمنين (عليه السلام) وكذلك يعدهاً جزءاً من إسهامٍ في إعمار العتبة العلوية المقدسة، من خلال دفع مبلغ بسيط من المال مقابل اقتناء هذه السلعة أو ذلك المنتج، وعلينا نحن مسؤولية توفيرها وتقديمها بشكل لائق وتطويرها، إن كانت خدمة مباشرة، أو سلعة، أو إحدى منتجات العتبة العلوية المقدسة.

وكلما تقدمنا في تطوير وتحسين نوع الخدمة والمنتجات والسلع نحصل على ثقة الزبون، مما يجعله يأتي إلينا باستمرار.

وبصورة عامة يمكن تعريف المبيعات على أنها خدمة أو سلعة أو منتج يطلبه الزبون (الزائر) مقابل مبلغ من المال، ويختلف الزبائن في رغباتهم واحتياجاتهم اختلافاً كبيراً حسب التركيب الديموغرافي لبلد كل زائر، ومهمة البائع أن يتعرف على احتياجات كل زبون ورغباته ويحاول تلبيتها بالمنتج الذي يبيعه كلما أمكن ذلك، مع مراعاة وتوفير المنتج الذي يلبي رغبات أكبر عدد من الزبائن ويوافق الذوق العام.

بناء على كل ما تقدم ولدت فكرة إنشاء (قسم المبيعات) لدى مجلس إدارة العتبة المقدسة ضمن هيكلة الأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة.

الضوابط الخاصة بمنتسبي القسم

ومن أجل الحصول على ثقة الزبون (الزائر) وكسبه تم وضع ضوابط خاصة يجب أن يتمتع بها (موظف المبيعات) وهي:

1.الإخلاص والأمانة.

2.الهدوء والسكينة والوقار في التعامل مع الزائر(الزبون).

3.معرفة النظام الداخلي للعتبة العلوية المقدسة والالتزام به.

4.الاستقبال اللبق للزبون.

5.الإجابة عن استفسارات الزائرين(الزبائن) بشكل متقن ولياقة وأدب.

6.معرفة احتياجات الزائر (الزبون) وتلبيتها.

7.توديع الزائر (الزبون) بنفس لباقة الاستقبال.

 

 

هيكلية القسم

يتكون قسم المبيعات من أربع شعب ولكل شعبة مهامها وهي كالآتي:

الأولى: شعبة الذاتية: مهمتها تنظيم المخاطبات الإدارية بين الأقسام ومتابعة البريد الوارد والصادر وكذلك متابعة شؤون العاملين في القسم وتتضمن هذه الشعبة وحدتين هما:

1ـ وحدة الحسابات.

2ـوحدة المتابعة.

الثانية: شعبة مبيعات الإصدارات والمطبوعات: مهمتها بيع كافة إصدارات ومطبوعات العتبة العلوية المقدسة وكذلك الإصدارات والمطبوعات العامة التي لا تتعارض مع السياسة العامة للعتبة العلوية المقدسة.

الثالثة: شعبة مبيعات المنتوجات الزراعية والحيوانية: مهمتها بيع كافة المنتوجات الزراعية والحيوانية التي ينتجها قسم الزراعة والإنتاج الحيواني في العتبة العلوية المقدسة.

الرابعة: شعبة مبيعات المنتوجات الحرفية والفنية: مهمتها بيع كافة المنتوجات الحرفية والفنية والتي يتم إنتاجها من الأقسام والشعب الفنية والحرفية في العتبة العلوية المقدسة.

 

آلية عمل القسم

أولها: منتجات العتبة العلوية المقدسة

يتم تجهيز قسم المبيعات بكافة المنتجات أو السلع من الأقسام ذات العلاقة في العتبة العلوية المقدسة؛ بموجب طلب ينظم من الشعب التابعة إلى قسم المبيعات؛ وعليه موافقة رئيس قسم المبيعات حسب الصلاحيات الممنوحة له، بذلك يتم استلام المنتجات بموجب مستند (تجهيز مباشر) يتم الاتفاق عليه بين إدارة قسم المبيعات وإدارة قسم التدقيق والرقابة المالية وإدارة قسم الشؤون المالية.

ثانيها: السلع والبضائع التي يتم شراؤها من السوق وحسب رغبة وطلب الزائرين(الزبائن)

يتم الشراء والتجهيز من خلال لجنة مشتريات خاصة بقسم المبيعات بموجب طلب مباشر ينظم من الشعب التابعة لقسم المبيعات وموافقة رئيس قسم المبيعات حسب الصلاحيات الممنوحة له بذلك واستكمال الدورة المخزونية للمواد.

مع الأخذ بنظر الاعتبار إعفاء المواد التي يتم شراؤها من السوق (لغرض البيع) من الاعتذار المخزوني.