إذ باشرت العتبة المقدسة في نهاية شهر محرم الحرام 1438 هـ لإعداد العدة لهذه المناسبة العظيمة الكبيرة على قلوب المسلمين وغير المسلمين من خلال وضع خطة منظمة ومهيأ لها مسبقا قبل الزيارة من خلال عقد العديد من اللقاءات والنقاشات المستمرة بإشراف الامين العام واعضاء مجلس الادارة ورؤساء الاقسام والمنتسبين وكلاً حسب اختصاصه وبالتعاون مع العديد من الجهات الحكومية والأهلية وجهات رسمية من خارج العراق لإنجاح الزيارة على أكمل وجه.

ففي الجانب الخدمي جهزت العتبة المقدسة مواقع رئيسة استراتيجية قريبة من الحرم المقدس تسع لإيواء وإطعام مئات الآلاف من الزائرين ومن اليوم الاول من شهر صفر الخير ومنها صحن فاطمة الزهراء(عليه السلام) ويقع بجوار الصحن الشريف واستراحة سيد الشهداء(عليه السلام) قرب مجسرات ثورة العشرين ومدينة الإمام الحسن المجتبى (عليه السلام) للزائرين الواقعة في طريق المناذرة وموقع الطريق الحولي الذي يقع الى الغرب من الصحن الشريف وموقع مرآب متعدد الطوابق و موقع مرآب الرابطة فضلا عن مواكب الخدمة في طريق ياحسين عمود 96 وعمود 235 .

هذا وشملت الخطة الخدمات المختلفة منها الدينية والفقهية عن طريق نشر العديد من المحطات التبليغية والقرآنية في طريق الزائرين وكذلك المشاركة في مشروع التبليغ الحوزوي بتقديم مختلف الدعم اللوجستي وايضا لجنة الإجابة المسائل الشرعية في داخل العتبة المقدسة وهيأة المواكب ولجنة الإرشاد والتعبئة للدفاع عن عراق المقدسات لأهمية هذا الامر لأن طريق الحسين (عليه السلام) خطوة مهمة للتعريف بمفاهيم النهضة الحسينية, وكذلك كان للقسم النسوي الدور الكبير بمختلف شعبه ووحداته ومنها الدينية والأمنية والخدمية ومعهد الكوثر القرآني وروضة الامير فضلا عن العديد من الانشطة المختلفة لأقسام العتبة ومنها الامنية والخدمية والصحية والهندسية والصيانة والثقافية والعلاقات والإعلام والآليات ومركز إرشاد المفقودين ودارأبي طالب للطباعة والعديد من الجهات المرتبطة في العتبة وشارك ايضا آلاف المتطوعين من داخل العراق ومن خارجه من بلدية مشهد وطهران.

وكذلك ضمت الخدمات المقدمة للزائرين عملية تفويج الزائرين من مركز مدينة النجف الأشرف الى المحافظات الجنوبية والى الحدود الدولية للعراق بعد انتهاء الزيارة وبشكل مجاني وعلى مدى أربع وعشرين ساعة متواصلة.

فيما زار العديد من الجهات الحكومية والدينية من داخل العراق وخارجه العتبة العلوية وقدموا شكرهم للجهود المبذولة في خدمة زائري الاربعين ومنها النائب الأول لرئيس الجمهورية الإيرانية السيد اسحاق جهانغيري والأمين العام للعتبة الرضوية سماحة السيد إبراهيم رئيسي ومحافظ النجف الاشرف لؤي الياسري وقائد شرطة المحافظة العميد محمداللامي ومدير المرور العميد علي كوكس.